wintersport ski snowboard reis vakantie
 
Travel2Gether |  Specials  | Sponsoring  | Organisator?
Travel-2-gether.jpg
+20  /  +30 jaar
winterzon
 
wintersport ski snowboard reis vakantie reiszoeker
  Home +16 Prijzen Zoek op kaart Prijsinfo info doelgroep  
wintersport ski snowboard reis vakantie Bekijk promo's
wintersport ski snowboard reis vakantie
Home +16
Over ons
 . Over Jongerentravel
 . Praktische info winter
 . Kortingen & Stunts
 . Reis berekenen & boeken
 . Crew & Werving
 . Opleidingscursussen
 . Links
 . Jongerentravel op...
 . Wedstrijden
 . Jongerentravel nieuws
Digitale Media
 . Nieuwsbrief
 . Downloads
 . Forum
 . FAQ - Veel gestelde vragen
 . Brochure online bekijken
Specials
 . Sponsoring
 . Aanvraag sponsoring
 . Organisator?
 . Voordeelkaart & Afhaalpunt
 . Cadeaubon
Aanmelden
 . Aanmelden reizigers
 . Aanmelden monitoren
Jongerentravel - travel4students
Jongerentravel - Winterzon
Jongerentravel - EQ Travel


Jongerentravel Zomersite
wintersport ski snowboard reis vakantie

Erkend ReisbureauDRABSTRAAT 10
2640 MORTSEL
TEL:03/440.18.00
FAX:03/440.20.35
ON 0452383353
REISBUREAU LICENTIE A5989

Hulp bij het organiseren van een geslaagd evenement!

Tell a friend print Share/bookmark Contact

Gebruik deze handleiding als basis voor het organiseren van een geslaagd evenement! Promoot zoveel mogelijk je event via verschillende kanalen en je zal merken... je event zal een succes worden.



Privé of Openbaar
Concept en Doelgroep
Locatie van je event
Sponsoring
Sponsordossier opmaken
Bronnen



Privé of Openbaar

Als je besloten hebt om een fuif te geven, zijn er verschillende knopen die je moet doorhakken. Een ervan is: kies je voor een fuif exclusief voor genodigden of voor een fuif waar (in principe) iedereen welkom is?

Prive-fuif

Er is sprake van een privé-fuif als er op de fuif enkel mensen toegelaten zijn die een persoonlijke uitnodiging ontvangen hebben en waarvan de organisator een namenlijst heeft. Het moet dus uitgesloten zijn dat iemand anders een uitnodiging kan vragen of kopen. Of je al dan niet inkomgeld vraagt, doet weinig ter zake. Een openbare fuif is voor iedereen toegankelijk, eventueel tegen betaling van een toegangsprijs of door de aanschaf van een lidkaart.

Verschillen

Of je kiest voor een privé-fuif of een openbare, heeft heel wat praktische gevolgen. De meeste wettelijke bepalingen zijn immers niet van toepassing op privé-fuiven. Politiereglementen, sluitingsuren, de wet op de bewakingsondernemingen, de verplichte tapvergunningen gelden niet voor privé-fuiven.

Wel dien je als organisator van een privé-fuif SABAM en de billijke vergoeding te betalen. Het privé-karakter van een fuif sluit deze ‘auteursrechten’ niet uit!

Let op! Artikel 561 van het strafwetboek (verstoring van de nachtrust) geldt wel voor privé-fuiven, net als artikel 3 van het KB van 24 februari 1977 over geluidsnormen als de fuif plaatsvindt in een niet- ingedeelde inrichting.

naar boven...

Concept en Doelgroep

Conceptcreatie en een doelgroep zijn UITERST belangrijke punten van je event. Iedereen heeft wel eens gedacht dat een fuif organiseren nooit echt moeilijk kan zijn. En inderdaad: moeilijk is dat niet. Maar wat als je iets hebt georganiseerd en er is geen volk...

Begin bij het begin: bepaal een concept en doelgroep.
Vooraleer je een fuif organiseert moet je eens nadenken of je wel een doelpubliek hebt dat je ermee aanspreekt. Een vereniging heeft zijn doelgroep reeds: zijn leden! Een buurtfeest is er voor de buren, een studentenvereniging is er voor de studenten. Rekening houdend met jouw doelgroep moet je een concept bedenken: welke muziek, welke acts, welke drankenformule...
Message party's, All-in Formules, top 100, ... het zijn slecht enkele voorbeelden van concepten.
Enkel en alleen als je fuif een concept heeft dat aanspreekt bij een doelgroep die groot genoeg is, dan zal je succes kennen. Hou er immers rekening mee dat een gewone fuif niks meer is dan wat luide muziek te spelen in een ruimte. En zo zijn er 13 in een dozijn. Daarom, wees origineel en spreek de juiste mensen aan.

Organiseer je als vereniging een event, dan heb je een doelgroep; organiseer je als particulier een event, dan moet je eerst je doelgroep zoeken/bepalen.

naar boven...

Locatie van je event

Bij de keuze van een geschikte fuiflocatie spelen heel wat elementen mee. Enkele verschillende mogelijkheden met hun voor- en nadelen op een rijtje.

Fuiven in een zaal

Denk je dat je de ideale fuifzaal hebt gevonden? Voor je de zaal reserveert, kan je best stilstaan bij een aantal zaken. Bestudeer het contract grondig voor je tekent.

  • Is de zaal technisch voldoende uitgerust?
  • Is de zaal wel geschikt om te fuiven? En hoeveel personen zijn er wettelijk toegelaten?
  • Hoe zit het met de geluidshinder? Hoeveel decibels mogen er worden geproduceerd?
  • Beschikt de zaal over een attest ‘hygiëne’ en ‘brandveiligheid’?
  • Werd de billijke vergoeding betaald door de zaaluitbater?
  • Voorziet het contract ‘afstand van verhaal’ in geval van brand?

Mag je in elke zaal fuiven?

Deze vraag is niet zomaar eenduidig te beantwoorden. In de wetgeving wordt het onderscheid gemaakt tussen ingedeelde inrichtingen, niet-ingedeelde inrichtingen en locaties waar er maar af en toe gefuifd wordt.

Een ingedeelde inrichting is een zaal met een milieuvergunning, een zaal die aan de Vlarem II-normen voldoet. Als de fuif plaatsvindt in een zogenaamde ‘ingedeelde inrichting’ dan zijn de voorwaarden om te fuiven vastgelegd in de milieuvergunning.

Gaat de fuif door in een niet-ingedeelde inrichting dan mogen er maximum 12 danspartijen (bal, fuif, trouwfeest, …) per jaar plaatsvinden, met een maximum van 2 per maand.

Eens fuiven in een sporthal, fabriekshal, magazijn, … kan in principe ook als er sprake is van een ‘bijzondere gelegenheid’ (bvb. 100-dagen-fuif). Maar ook al slaag je erin de eventuele geluidsoverlast binnen de perken te houden, vaak zijn deze locaties niet geschikt om er een fuif te houden. In principe moet je beschikken over een ‘attest hygiëne’ (formulier 240i, KB van 3 april 1953, BS 4 april 1953) te verkrijgen bij de politie in de gemeente waar de inrichting gelegen is. De zaal moet o.a. over voldoende hygiënische sanitaire voorzieningen beschikken. Een groter probleem is de brandveiligheid. Vele van deze inrichtingen hebben onvoldoende nooduitgangen. Vraag aan de brandweer een verslag op te maken. Dit verslag zal onder meer aangeven hoeveel personen er binnen mogen.

Welke zaal heeft de voorkeur?

Om op een jongerenfuif van een goede sfeer te kunnen spreken en letterlijk de adrenaline te laten stromen, is er ± 95 dB(A) nodig (meer moet echt niet en is erg schadelijk voor het gehoor). En hier wringt het schoentje vaak: in vele zalen – zelfs met milieuvergunning – mag je wettelijk maar 80 à 85 dB(A) halen.

Als je de mogelijkheid hebt, huur je best een zaal die over een milieuvergunning beschikt, op voorwaarde dat er 90 dB(A) en liefst zelfs 95 dB(A) kan worden gehaald. Of je de opgelegde geluidsnormen al dan niet overschrijdt, hangt ook af van de manier waarop de muziekinstallatie een plaats krijgt in de zaal. Een zaal die ook nog eens beschikt over een vaste muziekinstallatie (versterker en boxen) is dus ideaal.

Als je je fuif toch op een locatie organiseert die niet over een milieuvergunning beschikt, dan kan je een aanvraag indienen bij het College van Burgemeester en Schepenen om niet onder de geluidsnormen van het KB van 24/02/77 te vallen. In principe kan dit alleen als het om een bijzondere gelegenheid gaat. (bvb. het jaarfeest van een vereniging).

Is het belangrijk wie de zaal uitbaat?

In principe wel. Als de uitbating gebeurt door een gemeentelijke of parochiale vzw of door een jeugdhuis dan is er geen handelskarakter aanwezig. Op fuiven in deze zalen mag iedereen zonder problemen binnen. Als je echter een zaal huurt van een discotheek of de gemeentelijke/ parochiale zaal werd in concessie gegeven (en de uitbater heeft dus een winstmarge op de drank) dan is er wel duidelijk een handelskarakter aanwezig. Min-16-jarigen mogen dan in principe niet binnen, tenzij ze worden begeleid door een volwassene.

Tip: Niet enkel de huurprijs van de zaal is belangrijk, ook wat er in deze huurprijs is inbegrepen. Is er een muziekinstallatie aanwezig? Heb je als organisator een percentage op de winst die er via het drankverbruik gemaakt wordt of gaat dit volledig naar de uitbater?Vraag ook na of de zaaluitbater het het ‘jaarforfait B’ voor de billijke vergoeding heeft. Is dat niet het geval, dan gaat de factuur naar de organisator. Dit betekent zeker bij grotere fuiven een flink stuk minder winst!

Fuiven in openlucht of in een tent

Als je een fuif wil organiseren in openlucht of in een tent dan zijn er een aantal specifieke zaken waar je rekening mee moet houden.

Aandachtspunten

  • Een geschikt terrein vinden
  • Een eettent of –kraam, podiumelementen en toiletcabines reserveren
  • Melding bij het College van Burgemeester en Schepenen om niet onder het KB van 24/02/77 (dat voorschrijft dat je de geluidsnorm van 90dB(A) niet mag overschrijden) te vallen.

Nadelen

Er zal meer geluidshinder zijn in de buurt dan bij een fuif in een zaal. De kans is dus groot dat de fuif vroeger moet beëindigd worden. Het College zal misschien wel een uitzondering toestaan op de geluidsnormen maar in ruil vragen de fuif op een redelijk uur af te sluiten.
Als de fuif plaatsvindt in de omgeving van stiltebehoevende instellingen of zones (bejaardenhuizen, ziekenhuizen, natuurreservaten) kan het College van Burgemeester en Schepenen hier eventueel beperkende maatregelen opleggen, of de activiteit verbieden.
Bij fuiven op een perceel van een ingedeelde inrichting (bvb. het terrein dat bij de zaal hoort) kan de uitzondering worden geweigerd omdat de milieuvergunning van de zaal ook geldig is voor het perceel (= specifiek geluid van een inrichting).

Voordelen

Bij een openlucht- of tentfuif kan je kiezen welke brouwer je onder de arm neemt. Zo kan je zelf de winst die je maakt op de drank opstrijken, en is het niet de zaaluitbater die met de grote winst gaat lopen.
Daarnaast kan je op een gunstige regeling rekenen wat de billijke vergoeding betreft.

Verschil tussen een openlucht- en een tentfuif

Bij een openluchtfuif moet je altijd toestemming vragen aan de burgemeester om de fuif te mogen organiseren. Bij een fuif in een tent moet dat in principe nooit. Toch is het raadzaam goed na te denken over de locatie en rekening te houden met de eventueel te verwachten geluidshinder! Een openluchtfuif is nooit gebonden aan de Vlarem- wetgeving. Ook voor een eenmalige tentfuif is er geen milieuvergunning nodig. Maar volgens de VLAREM-I-indelingslijst mag de tent maximaal tweemaal per jaar op hetzelfde perceel of dezelfde percelen worden geplaatst gedurende maximum 3 opeenvolgende dagen. Als de tentfuif de derde is op dat perceel gedurende dat jaar, is er in principe dus wel een milieuvergunning nodig. In de praktijk is dat quasi onmogelijk omdat er bij de aanvraag van een milieuvergunning een voorafgaand akoestisch onderzoek moet gebeuren.

naar boven...

Sponsoring

Om de kosten van je fuif wat te dekken, kan je op zoek gaan naar sponsoring. Vaak wordt een vraag naar sponsoring in natura positiever beantwoord dan een vraag naar geld. Ook mediasponsoring kan interessant zijn (radio, partykalenders,…).

Maak een sponsordossier op met info over de organisatie, het publiek, het bereik, de promotiemiddelen, … zet duidelijk op papier wat de sponsor ervoor in de plaats krijgt. Stel altijd zelf een bedrag voor.

Denk eraan

De meeste firma's krijgen massa's aanvragen voor sponsoring. Met een originele aanvraag en een verzorgd dossier heb je een grotere kans op succes. Stem het gevraagde bedrag ook altijd af op de mogelijkheden van de sponsor. Voor de plaatselijke baker is 50 euro al veel, een grotere firma betaalt gemakkelijk hogere bedragen.

Surf zeker eens naar 1 van volgende links:

 

naar boven...

Sponsordossier opmaken

Maar daar houdt het natuurlijk niet bij op, want je kan ook andere (media)sponsors aantrekken/zoeken. Hiervoor beschik je best over een sponsordossier.

Maar hoe bouw je nu dergelijk dossier op?
De manier waarop je dossier verzorgd is (prestaties, lay-out, grafieken, netjes uitgetikt, kaftje…) bepaalt mee de mate waarin de sponsor bereid is het dossier ter hand te willen nemen.
De doorslaggevende factor blijft uiteraard de attractiviteit van de inhoud van het dossier voor het bedrijf.

Hieronder vind je in grote lijnen de structuur van een zeer goed sponsordossier:

Historiek van het evenement

  • geschiedenis van het evenement
  • aantal keren dat de organisatie reeds plaatsvond
  • lovende persartikels van vorige manifestaties
  • het publiek dat bereikt werd bij vorige gelegenheden

Voorstelling van de activiteit

  • wat, waar, wanneer, doelgroep
  • welke animatie
  • verwachte opkomst

Publiciteitsmogelijkheden voor de sponsor

  • opname van logo op alle communicatie
  • vermelding van sponsornaam in advertenties
  • medewerking van radio, vrije radio, televisie
  • mogelijkheid plaatsen van een stand
  • vlaggen en banners

Publiciteitspanelen of borden

  • persoonlijke mailing (email of direct mail) - LET OP MET SPAM!
  • promotiespot (jingles en slogans)
  • er is een loge voorzien voor VIP’s

Welke vorm van sponsoring

  • financiële sponsoring (realistische som)
  • materiële sponsoring

Stel je sponsor niet teleur! Een tevreden sponsor springt de volgende keer gemakkelijker in de boot met jou. (lange termijnrelatie)

 

           
naar boven...

Bronnen

fuifpunt.be
vfj.be
tombertels.be
eigen ervaringen 
naar boven...